Allmänna bestämmelser

1 § Ändamål
Föreningens fullständiga svenska namn:
Svenska Agent & Managementföreningen
Föreningens fullständiga engelska namn:
Swedish Agent & Management Association
Föreningens namn förkortas SWAMA

Föreningen har som ändamål att bedriva ideell verksamhet genom att föra medlemmarnas talan i kontakt med andra aktörer inom branschen. Med branschen avses i detta sammanhang de områden där medlemmarnas klienter är verksamma såsom inom film, TV, teater, reklam och röst samt med särskild målsättning att driva aktuella frågor och ha regelbunden kontakt med andra aktörer inom branschen såsom Fackförbundet Scen & Film, Film & TV producenterna, Svensk Scenkonst, Teateralliansen, Casting Directors och andra branschaktörer.

Föreningen värnar alla medlemmars och deras klienters bästa. Alla människors lika värde är av central betydelse för föreningens verksamhet. Föreningen vill vara en trivsam och kreativ förening där medlemmarna och deras klienter visar varandra respekt, är vänliga och tar ansvar.

En god, säker och hållbar arbetsmiljö är en viktig fråga för föreningen och vi vill bidra till att skapa en så säker och trevlig arbetsmiljö som möjligt, så att alla klienter kan känna sig trygga i sina arbetsuppgifter. Varje klient har rätt att känna sig sedd, hörd och respekterad på sitt arbete. Föreningen vill verka för en arbetsmiljö med respekt för olikheter och för en ömsesidig öppen och rak kommunikation.

Föreningen och dess medlemmar har nolltolerans gällande all form av diskriminering; missgynnande eller kränkning på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell identitet eller ålder. Likaså kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier.

Med kränkande särbehandling avses enstaka eller återkommande klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda uppdragstagare och/eller medlemmar på ett sätt som kan leda till att uppdragstagare och/eller medlemmar ställs utanför arbetsplatsens gemenskap, såsom mobbning, psykiskt våld, social utstötning och trakasserier.

2 § Säte samt organisationsnummer
Föreningen har sin hemort/säte i Stockholms kommun
Föreningens organisationsnummer är 802540-1350

3 § Sammansättning, tillhörighet m.m.
Föreningen består av de juridiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar.

4 § Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.

5 § Firmateckning
Föreningens firma tecknas av två styrelseledamöter i förening.

6 § Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderår.

7 § Stadgetolkning
Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.

8 § Skiljeklausul
Talan i tvist mellan medlem och föreningen bör i allra möjligaste mån lösas genom dialog mellan parterna. Annars ska tvister lösas inom ramen för det svenska rättsväsendet med Stockholms allmänna domstol som första instans.

9 § Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut på årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster.
Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.

10 § Upplösning av föreningen
För upplösning av föreningen krävs beslut på årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens tillgångar skänkas till Allmänna Arvsfonden och föreningens handlingar m.m. skall arkiveras på Stadsarkivet.

Föreningens medlemmar

11 § Medlemskap
Med medlem avses juridisk person (agentur/management). Medlemmens huvudsyfte är att företräda sina klienter som är professionellt verksamma inom Film, TV, teater, reklam, röst, artistisk och annan konstnärlig verksamhet samt föra deras talan. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är den juridiska personen medlem och förs in i medlemsförteckningen. Beslut om medlemskap fattas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Medlemskapet gäller tills vidare.

Behandling av personuppgifter
Medlem godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR.

12 § Utträde
Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgift för kommande kalenderår senast den 31 december får en påminnelse och anses därefter ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådana fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen.

13 § Uteslutning
Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Detta kan t.ex vara att i egen sak tala i föreningens namn utan stöd av styrelsen. Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen härför redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörde.

14 § Medlems rättigheter och skyldigheter
Medlem
• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
• har rätt till information om föreningens angelägenheter
• skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats.
• har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen
• skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen
• godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen.

Årsmöte och extra Årsmöte

15 § Tidpunkt, kallelse
Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls senast före utgången av maj månad på tid och plats som styrelsen föreslår. Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista skall av styrelsen senast tre veckor före mötet tillställas medlemmarna via den e-postadress som medlemmen har uppgivit. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga.

16 § Förslag till motioner att behandlas av årsmöte
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast under februari månad. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.

17 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt
Medlem som har betalt medlemsavgiften har rösträtt på möte. Varje juridisk medlem har en röst. Rösträtten får utövas genom ombud inom föreningen med fullmakt.

18 § Beslutsförhet
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet alternativt genom ombud i föreningen.

19 § Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).
Med undantag för de i 9 § och 10 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra. Beslut bekräftas med klubbslag.

20 § Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen.

21 § Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:
1. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3. Val av två protokolljusterare tillika rösträknare.
4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
5. Fastställande av dagordning.
6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.
7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
9. Fastställande av medlemsavgifter.
10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
11. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner).
12. Val av
a) föreningens ordförande för en tid av 1 år.
b) 2-4 övriga ledamöter i styrelsen för en tid av 1 år.
c) 1-2 suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av 1 år.
d) 1 revisor jämte 1 suppleant för en tid av 1 år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta.
e) 1-3 ledamöter i valberedningen för en tid av 1 år, av vilka en skall utses till sammankallande.
13. Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet. Inget utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet.

22 § Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 20 % av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall göras skriftligen och innehålla skälen för begäran.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall styrelsen inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på det sätt styrelsen bestämt. Vidare skall kallelsen med förslag till föredragningslista publiceras på föreningens hemsida, anslås i föreningens lokal eller på annan lämplig plats. Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 17 § och 18 §.

Valberedning

23 § Sammansättning, åligganden
Valberedningen består av 1-3 ledamöter, varav en sammankallande, valda på årsmötet. Valberedningen sammanträder när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast 4 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast 2 veckor före årsmötet skall valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.

Revision

24 § Revision
För granskning av föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning ska utses 1-2 revisorer (av medlemmarna) och 1-2 suppleanter. Revisorerna utses av årsmötet och ska vara oberoende av dem de har att granska.

Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall inte ingå regelbundet på styrelsemöte. Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

Styrelsen

25 § Sammansättning
Styrelsen består av ordförande samt 3-5 övriga ledamöter samt 1-3 suppleanter. Styrelsen bör bestå av kvinnor och män. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen.

26 § Styrelsens åligganden
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall – inom ramen för dessa stadgar – svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen särskilt att
• tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
• verkställa av årsmötet fattade beslut
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
• ansvara för och förvalta föreningens medel
• tillställa revisorerna räkenskaper mm enligt 24 §
• förbereda årsmöte

27 § Kallelse, beslutsmässighet och omröstning
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.

28 § Överlåtelse av beslutanderätten
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommitté eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen härom.